La position de l’Office Manager implique une interaction permanente avec les fournisseurs et prestataires.

Pourtant, très peu d’articles évoquent ce sujet au cœur des missions de l’Office Manager.

Nous allons en premier lieu voir quelles missions sont liées aux fournisseurs. Attention spoiler : Elles le sont à peu près toutes !

Ensuite, nous partagerons des astuces d’Office Managers pour gérer ses fournisseurs de manière efficace et optimale.

Prêts à gagner du temps?

 

Office Manager, Secrétaire de direction, Responsable administratif : vous êtes l’interface avec les fournisseurs

L’ Office Manager est un véritable facilitateur de l’entreprise.

Il est coordinateur et support du dirigeant et de son équipe, mais aussi pivot entre interne et externe.

De ce fait, il assume pleinement un rôle de gestion et d’interface avec la clientèle, les banques, les administrations, les services internes et les fournisseurs.

Sa mission consiste à gérer toutes les tâches que personne n’accomplit, par faute de temps et de compétences.

C’est la personne la plus polyvalente de l’entreprise: administratif, facturation, communication, RH, conduite de projet, juridique, événementiel… aucun domaine ne lui échappe.

Ainsi, dans ce poste à responsabilités, le seul ennemi est le temps.

C’est la raison pour laquelle les Office Managers sont généralement force de proposition pour améliorer l’organisation d’un bureau et sa productivité.

 

Missions de l’Office Manager directement liées à la gestion fournisseurs

Lorsque l’on pense aux missions de l’office manager, certaines concernent de manière évidente la gestion de fournisseur :

  • gestion des relations avec les fournisseurs
  • demandes de devis
  • gestion des relances
  • gestion des factures
  • négociation, optimisation des coûts
  • suivi des contrats de prestation
  • gestion de la flotte de mobile, contrats de téléphonie
  • gestion des contrats d’assurance

Missions qui impliquent la gestion fournisseurs indirectement

D’autres missions impliquent également une interaction fournisseurs de manière plus indirecte :

  • Organisation d’événements (identification de prestataires lieux, traiteur, gestion budget, etc)
  • Gestion “Happiness” (prestataires yoga, fruits, événements…)
  • Gestion quotidienne des bureaux (gestion des locaux, achats de fournitures, gestion prestataires d’entretien et ménage)
  • Compta (clients et fournisseurs, rapprochement bancaire, NDF)
  • Juridique (suivi des contrats de prestataires)
  • RH gestion des arrivées ( par exemple commande de cartes de visite), gestion de la mutuelle et de la prévoyance, interface avec les formateurs et autres prestataires.
  • Mais aussi: Gestion des Bases de données, organisation transports et déplacements, gestion parc véhicules…

Au final, ce sont globalement toutes les missions de l’office manager qui sont impliqués dans la gestion des fournisseurs.

Missions Office Manager

Presque toutes les missions de l’Office Manager sont liées à des prestataires

 

Les bonnes pratiques pour gérer ses fournisseurs

 

1. Tenir à jour sa liste de fournisseurs

Cela semble évident, mais a-t-on toujours le temps de tenir à jour la liste de ses prestataires et contrats?

Pourtant c’est un premier pas vers une bonne gestion des fournisseurs. Et dans la réalité, on s’aperçoit que de nombreuses organisations ne disposent pas d’une visibilité sur l’ensemble de leurs fournisseurs.

Or, comment optimiser ses dépenses quand on n’a pas accès à cette information?

Cette liste doit être claire, contenir les contacts des fournisseurs et l’objet de la prestation (par ex leasing photocopieur), ainsi qu’une info sur les contrats en cours.

Elle doit être accessible aux autres membres de l’équipe pour simplifier les échanges. En particulier pour les presta “métier”, par exemple l’agence de com qui travaille avec le marketing car vous gérez la partie administrative en direct. Cela facilitera aussi le suivi en votre absence (et évitera qu’on vous appelle pendant vos vacances pour savoir comment commander le café…)

 

2. Organiser ses demandes de devis et d’appels d’offres

Quand vous consultez 3 fournisseurs pour obtenir le meilleur tarif, cela fait autant de fils de mails à gérer. Si un membre de votre équipe est en copie, une fois sur 2 le prestataire oublie le “répondre à tous” et vous gérez les transferts. Évidemment s’il y a une coquille dans votre cahier des charges ou une précision à apporter à votre demande, cela multiplie encore le nombre de mails à gérer.

Dans cette situation, 2 possibilités pour s’en sortir:

  1. vous êtes un maniaque des dossiers et sous dossiers dans votre boite mail et le disque partagé = chronophage
  2. vous utilisez un outil simple et rapide d’appels d’offres, comme Baiya, qui vous permet de centraliser toutes vos demandes et les réponses de vos fournisseurs

 

3. Suivre ses contrats de prestation

En ce qui concerne les prestations pour les entreprises, la norme des contrats est bien souvent la tacite reconduction.

Mais au bout de 3 ans de contrat, souvent, on a envie de renégocier, voire de se séparer de son fournisseur.

Comment suivre ses contrats et éviter le piège des tacites reconductions automatiques ? Ici 3 options

1. Classer son contrat sur le disque partagé ou son drive. Mettre un rappel dans votre agenda dans 3 ans. Prier pour que vous ne soyez pas en congés ou absent le 19/02/2022 sinon… on repart sur un engagement jusqu’à 2025 !

2. Classer son contrat de la même manière, mais le dénoncer immédiatement. Mettre un rappel dans 3 ans. Ne pas oublier de trouver un nouveau presta dans 3 ans…

3. Utiliser un outil de gestion collaborative des contrats, comme Baiya, qui permet de classer les contrats et gérer les échéances grâce à des rappels automatisés.

 

4. Interroger systématiquement au moins 3 fournisseurs et toujours renégocier les contrats à échéance

C’est la base de l’optimisation des coûts. Les secrets pour y parvenir : l’organisation et l’efficacité, car si on ne met pas toujours en application ce principe, c’est malheureusement par manque de temps et de moyens. Là encore, l’utilisation d’un outil approprié permet de gagner un temps précieux.

 

5. Évaluer ses fournisseurs

Penser à évaluer ses prestataires est une bonne pratique en la matière. Cela est d’autant plus important lorsqu’il s’agit de fournisseurs dont les utilisateurs finaux sont les membres de l’équipe (connaître le ressenti de l’équipe sur l’agence de voyage avec laquelle on bosse par exemple).

Vous l’aurez deviné… Baiya permet de centraliser les infos sur les fournisseurs, et de les évaluer de manière collaborative…

 

6. Tenir une liste de fournisseurs prospects

A chaque fois que vous identifiez un fournisseur ou un prestataire qui vous semble intéressant, centralisez l’information afin de l’interroger le moment opportun. La version artisanale consiste à une petite pile de cartes de visite dans le fond du tiroir, mais vous pouvez aussi opter pour des solutions de gestion de fournisseurs qui vous permettent de créer votre propre annuaire fournisseur.

 

7. Cherchez les bons fournisseurs auprès d’autres Office Managers

Dans les petites structures, les OM sont souvent bien seuls à leur poste. Heureusement, il existe des communautés d’Office Managers où se faire tuyauter les meilleures adresses. Il existe un groupe Slack très actif sur ces sujets. Sur LinkedIn vous trouverez également des groupes OM et CHO. Quand on tient un bon fournisseur et qu’on en est satisfait, on le recommande avec plaisir!

 

8. Négocier avec les fournisseurs… et surtout en avoir le temps!

On ne cesse de le dire, l’ennemi n°1 de l’Office Manager pour remplir ses nombreuses missions est le temps.

La solution, au delà d’une organisation parfaite, est bien sûr d’utiliser les meilleurs outils qui permettent de simplifier toutes les tâches administratives. Cela permet de dégager du temps pour décrocher son téléphone, appeler son prestataire et entretenir la meilleure relation possible avec lui.

 

Bien connaitre ses fournisseurs, être leur client chouchou, c’est l’assurance de bénéficier de la meilleure qualité/du meilleur tarif.

 

A ce propos, vous ai-je parlé de la solution de gestion de la relation fournisseur Baiya? Vous pouvez la tester gratuitement ici !

Missions Office Manager

A vous de jouer !